Midnattsloppets integritetspolicy

Gäller from 261101

Denna policy beskriver hur Midnattsloppet Nordic AB behandlar personuppgifter i samband med anmälan, deltagande, kundservice och kommunikation.

VEM ANSVARAR FÖR DINA PERSONUPPGIFTER

Midnattsloppet Nordic AB, organisationsnummer 556789-1303, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs här, om inte annat uttryckligen anges. Du når oss på kundservice@midnattsloppet.com.

1. VILKA UPPGIFTER VI SAMLAR IN

Vi får uppgifter från dig när du anmäler dig, köper en startplats, skapar ett konto, kontaktar oss eller besvarar en undersökning. Om någon annan anmäler dig får vi deltagaruppgifterna från den personen. Du får då information om vår behandling enligt tillämpliga dataskyddsregler.

Beroende på sammanhang kan vi behandla namn, födelsedatum eller födelseår, kontaktuppgifter, adress, uppgift för tävlingsklass, nationalitet, klubb eller företag, boknings- och betalningsuppgifter, startnummer, distans, startgrupp, tävlingsresultat och kundservicekorrespondens. Vi kan också behandla fotografier, filmer, enkätsvar och dokumentation av dina samtycken.

Obligatoriska fält anges i anmälan. Om nödvändiga uppgifter saknas kan vi inte administrera köpet eller deltagandet. Valfria uppgifter behöver du inte lämna. Kontaktuppgifter och personnummer publiceras inte i resultatlistor.

ANMÄLAN, BETALNING OCH INFORMATION

Vi behandlar uppgifter för att registrera din startplats, hantera betalning, bestämma rätt klass och startgrupp, tillhandahålla startpaket, genomföra tidtagning och skicka startbevis samt nödvändig information om loppet. För deltagare som själva är avtalspart är rättslig grund fullgörande av avtal enligt artikel 6.1 b GDPR.

När någon annan är avtalspart, exempelvis vid företagsanmälan eller anmälan av barn, måste grunden bedömas separat.

Bokföringsunderlag behandlas för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt artikel 6.1 c GDPR. Nödvändiga uppgifter kan även behandlas för att hantera rättsliga anspråk med stöd av ett dokumenterat berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR.

PERSONNUMMER

Om du har ett användarkonto behandlar vi namn, e-postadress och inloggningshistorik för att administrera kontot och tillhandahålla konto- och anmälningsfunktioner. Rättslig grund är fullgörande av avtal (artikel 6.1 b GDPR). Konto- och resultathistorik sparas enligt avsnittet om lagring.

STARTLISTOR, RESULTAT OCH RAPPORTERING 

För att genomföra loppet och redovisa resultaten publicerar vi namn, födelseår, klass, klubb eller hemort, startnummer och resultat i start- och resultatlistor. Listorna är tillgängliga på internet. Vi publicerar inte personnummer, e-postadress eller gatuadress.

Föreslagen rättslig grund är ett berättigat intresse av att genomföra ett idrottsevenemang med tillförlitliga startlistor och resultat.  Kontakta oss före anmälan om du har skyddade personuppgifter eller andra särskilda skyddsbehov, så att vi kan ordna säker hantering.

Vid sanktionerade lopp kan vissa deltagaruppgifter behöva lämnas till Svenska Friidrottsförbundet.

Vid sanktionerade lopp lämnas namn, födelseår, klubb och tävlingsresultat till Svenska Friidrottsförbundet för officiell statistik och ranking, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f GDPR).

KUNDSERVICE OCH DELTAGARUNDERSÖKNINGAR

När du kontaktar oss behandlar vi dina kontaktuppgifter och uppgifterna i ärendet för att svara och hjälpa dig. Rättslig grund är fullgörande av avtal när frågan gäller ditt köp, eller vårt berättigade intresse av att besvara andra frågor. Undvik att skicka känsliga uppgifter som inte behövs för ärendet.

Vi kan skicka en utvärdering efter loppet för att förbättra arrangemanget. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att utvärdera och utveckla loppen. Det är frivilligt att svara.  Vi använder anonymiserad statistik när det är möjligt.

NYHETSBREV OCH PARTNERSERBJUDANDEN 

Du kan frivilligt välja att få nyhetsbrev om Midnattsloppets lopp. Du kan separat välja att få erbjudanden från våra samarbetspartners som skickas av Midnattsloppet. För dessa utskick använder vi dina kontaktuppgifter och dokumenterar ditt val. Föreslagen rättslig grund är samtycke enligt artikel 6.1 a GDPR. Det påverkar inte möjligheten att köpa eller delta om du tackar nej.

Du kan när som helst återkalla samtycket genom avregistreringslänken i utskicket eller genom att kontakta kundservice. Återkallelsen påverkar inte lagligheten av tidigare behandling. Nödvändig information om en redan köpt startplats kan fortfarande skickas.

Partnererbjudanden administreras av Midnattsloppet. Partnern får inte tillgång till deltagar- eller kundregistret genom dessa utskick.

AVBOKNING VID SKADA ELLER SJUKDOM 

För att bedöma ett krav enligt avbokningsskyddet kan vi behöva ett intyg om att du inte kan delta av medicinska skäl. Uppgifterna används bara för detta ärende och tillgången ska begränsas till behöriga personer. Lämna inte detaljer om diagnos eller journaluppgifter som inte behövs.

Rättslig grund för behandling av läkarintyg är fullgörande av avtal (artikel 6.1 b GDPR) samt ditt uttryckliga samtycke (artikel 9.2 a GDPR) för hantering av hälsouppgifter.

1. FOTOGRAFERING, FILM OCH INTERVJUER 

Vi fotograferar och filmar under loppen för att dokumentera arrangemanget och informera om verksamheten. Material där personer kan identifieras är personuppgifter. För dokumenterande användning som inte omfattas av krav på reklamsamtycke kan rättslig grund vara vårt berättigade intresse, efter dokumenterad intresseavvägning. Vi väger in sammanhanget, deltagarnas rimliga förväntningar och behovet av skydd, särskilt för barn.

För användning av identifierbara personer i reklam inhämtar vi separat tillstånd enligt lagen om namn och bild i reklam samt giltigt samtycke när detta är GDPR-grunden. Tillståndet ska beskriva ändamål, medier, användningstid och eventuella namngivna partners. Det är frivilligt och ingår inte i köpvillkoren. För bilder på barn ska hanteringen anpassas till barnets ålder och mognad och vårdnadshavarens roll.

Bilder med identifierbara deltagare lämnas inte till partners för egen reklam utan att laglig grund och nödvändiga tillstånd har säkerställts. En partner som bestämmer sin egen användning är inte automatiskt vårt personuppgiftsbiträde.

Om du vill invända mot användningen av en bild eller återkalla ett samtycke, kontakta kundservice och ange gärna länk och beskrivning. Vi bedömer varje begäran enligt tillämpliga regler, även när bilden föreställer många personer. Vid återkallat GDPR-samtycke upphör fortsatt behandling som enbart grundas på det samtycket.

VILKA SOM FÅR TA DEL AV UPPGIFTER

Behörig personal och leverantörer får de uppgifter som behövs för anmälan, deltagarservice, tidtagning, betalning, leverans, IT-drift och utskick. När leverantörer behandlar uppgifter för vår räkning ska behandlingen regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal. Aktörer som har egna ändamål kan vara självständigt personuppgiftsansvariga.

Uppgifter kan lämnas till myndigheter när lag kräver det eller när det är nödvändigt för rättsliga anspråk och lagligen tillåtet. Vi säljer inte deltagarregistret.

HUR LÄNGE UPPGIFTER SPARAS

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för ändamålet eller när lag kräver det. Därefter raderas eller anonymiseras de. Lagringstider per kategori anges nedan.

• Anmälan och deltagaradministration: Sparas under innevarande säsong samt i upp till 3 år efter genomfört lopp för kundservice och administration. Kundservice: Ärenden sparas i upp till 2 år efter avslutat ärende. Konton: Sparas så länge kontot är aktivt och raderas efter 3 års inaktivitet.
• Startlistor: Sparas fram till genomfört lopp. Resultat och resultathistorik: Sparas tills vidare i loppets officiella arkiv av idrottshistoriska skäl samt för deltagarens möjlighet att se sina historiska prestationer.
• Nyhetsbrev: Sparas tills du avregistrerar dig eller tills 2 års inaktivitet passerat. Samtyckesbevis och spärrlista: Sparas i 3 år efter avregistrering för att säkerställa att dina preferenser respekteras.
• Bilder och filmer: Sparas i upp till 5 år för marknadsföring och dokumentation. Avbokningsintyg: Raderas senast 3 månader efter avgjort ärende, såvida ingen rättslig tvist föreligger.
• Räkenskapsinformation sparas under den tid bokföringslagen kräver. 

DINA RÄTTIGHETER

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter och få felaktiga uppgifter rättade. Under de förutsättningar som följer av GDPR kan du också begära radering, begränsning av behandling och dataportabilitet. Alla rättigheter gäller inte för alla behandlingar; exempelvis kan lag kräva att vissa uppgifter sparas.

Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. Vi prövar då om behandlingen får fortsätta enligt GDPR. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring och vi upphör då med behandling för detta ändamål. Om vi använder samtycke kan du återkalla det när som helst.

Kontakta kundservice@midnattsloppet.com för att använda dina rättigheter. Vi kan behöva verifiera din identitet på ett proportionerligt sätt. Vi svarar normalt inom en månad. Om tidsfristen behöver förlängas enligt GDPR informerar vi om förlängningen och skälet.