Midnight Runin henkilötietojen käsittelyprosessi

Voimassa 1.11.2026 alkaen

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Midnight Run Helsinki (Drumsö Idrottskamrater Dicken rf) käsittelee henkilötietoja ilmoittautumisen, osallistumisen, asiakaspalvelun ja viestinnän yhteydessä.

KUKA VASTAA HENKILÖTIEDOISTASI

Midnight Run Helsinki (Drumsö Idrottskamrater Dicken rf) vastaa tässä kuvatuista henkilötietojen käsittelyistä, ellei toisin nimenomaisesti ilmoiteta.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen helsinki@midnattsloppet.com.

1. MITÄ TIETOJA KERÄÄMME

Saamme tietoja sinulta, kun ilmoittaudut, ostat osallistumisoikeuden, luot käyttäjätilin, otat meihin yhteyttä tai vastaat kyselyyn. Jos joku toinen ilmoittaa sinut tapahtumaan, saamme osallistujan tiedot tältä henkilöltä. Tällöin saat tietoa henkilötietojesi käsittelystä sovellettavien tietosuojasäännösten mukaisesti.

Asiayhteydestä riippuen voimme käsitellä nimeä, syntymäaikaa tai syntymävuotta, yhteystietoja, osoitetta, kilpailuluokkaa, kansalaisuutta, seuraa tai yritystä, varaus- ja maksutietoja, lähtönumeroa, matkaa, lähtöryhmää, kilpailutuloksia ja asiakaspalveluun liittyvää kirjeenvaihtoa. Voimme myös käsitellä valokuvia, videoita, kyselyvastauksia ja dokumentaatiota antamistasi suostumuksista.

Pakolliset kentät ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Jos tarvittavia tietoja puuttuu, emme voi hallinnoida ostosta tai osallistumista. Vapaaehtoisia tietoja sinun ei tarvitse antaa. Yhteystietoja ja henkilötunnusta ei julkaista tulosluetteloissa.

ILMOITTAUTUMINEN, MAKSAMINEN JA TIEDOTTAMINEN

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme rekisteröidä osallistumisesi, käsitellä maksun, määrittää oikean kilpailuluokan ja lähtöryhmän, toimittaa osallistujapaketin, järjestää ajanoton sekä lähettää lähtövahvistuksen ja tarvittavat tiedot tapahtumasta.

Niiden osallistujien osalta, jotka ovat itse sopimuksen osapuolia, henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen GDPR artiklan 6.1 b kohdan mukaisesti.

Kun joku toinen henkilö on sopimuksen osapuoli, esimerkiksi yritysilmoittautumisessa tai lapsen ilmoittautuessa, käsittelyn oikeudellinen peruste arvioidaan erikseen.

Kirjanpitoaineistoa käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi GDPR artiklan 6.1 c kohdan mukaisesti. Tarvittavia tietoja voidaan myös käsitellä oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi dokumentoidun oikeutetun edun perusteella GDPR artiklan 6.1 f kohdan mukaisesti.

KÄYTTÄJÄTILI

Jos sinulla on käyttäjätili, käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi ja kirjautumishistoriaasi tilin hallinnointia sekä tili- ja ilmoittautumistoimintojen tarjoamista varten.

Oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen GDPR artiklan 6.1 b kohdan mukaisesti.

Käyttäjätili- ja tuloshistoria säilytetään jäljempänä olevan säilytysaikaa koskevan kohdan mukaisesti.

LÄHTÖLISTAT, TULOKSET JA RAPORTOINTI

Tapahtuman järjestämiseksi ja tulosten julkaisemiseksi julkaisemme nimen, syntymävuoden, kilpailuluokan, seuran tai kotipaikan, lähtönumeron ja tuloksen lähtö- ja tulosluetteloissa. Luettelot ovat saatavilla internetissä. Emme julkaise henkilötunnusta, sähköpostiosoitetta tai katuosoitetta.

Käsittelyn oikeudellinen peruste on oikeutettu etu järjestää urheilutapahtuma luotettavine lähtö- ja tulosluetteloineen.

Jos sinulla on turvakielto tai muita erityisiä suojelutarpeita, ota meihin yhteyttä ennen ilmoittautumista, jotta voimme järjestää henkilötietojesi turvallisen käsittelyn.

Jos tapahtuma on virallisesti sanktioitu, tiettyjä osallistujatietoja voidaan joutua toimittamaan Suomen Urheiluliitolle tai muulle toimivaltaiselle urheilujärjestölle.

Sanktioiduissa tapahtumissa nimi, syntymävuosi, seura ja kilpailutulos voidaan luovuttaa virallisia tilastoja ja rankingia varten oikeutetun etumme perusteella (GDPR artikla 6.1 f).

ASIAKASPALVELU JA OSALLISTUJAKYSELYT

Kun otat meihin yhteyttä, käsittelemme yhteystietojasi ja asian käsittelyyn liittyviä tietoja voidaksemme vastata kysymyksiisi ja auttaa sinua.

Oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen, kun kysymys koskee ostamaasi osallistumisoikeutta, tai oikeutettu etu, kun kyse on muusta tiedustelusta. Vältä lähettämästä arkaluonteisia tietoja, joita asian käsittely ei edellytä.

Voimme lähettää tapahtuman jälkeen palautekyselyn tapahtuman kehittämiseksi. Oikeudellinen peruste on oikeutettu etumme tapahtumien arvioimiseen ja kehittämiseen. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Käytämme mahdollisuuksien mukaan anonymisoitua tilastotietoa.

UUTISKIRJEET JA KUMPPANIEN TARJOUKSET

Voit vapaaehtoisesti valita, että saat tietoa Midnight Run Helsingin tapahtumista uutiskirjeitse. Voit erikseen valita, että saat yhteistyökumppaneidemme tarjouksia, jotka lähetetään Midnight Run Helsingin kautta.

Näitä lähetyksiä varten käytämme yhteystietojasi ja dokumentoimme tekemäsi valinnan. Ehdotettu oikeudellinen peruste on suostumus GDPR artiklan 6.1 a kohdan mukaisesti. Suostumuksen epääminen ei vaikuta mahdollisuuteesi ostaa osallistumisoikeutta tai osallistua tapahtumaan.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa lähetyksessä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Jo ostettuun osallistumiseen liittyviä välttämättömiä tietoja voidaan edelleen lähettää.

Kumppanitarjoukset hallinnoi Midnight Run Helsinki. Kumppanit eivät saa näiden lähetysten kautta käyttöönsä osallistuja- tai asiakasrekisteriä.

PERUUTUS LOUKKAANTUMISEN TAI SAIRASTUMISEN VUOKSI

Osallistumisen peruutusturvaa koskevan vaatimuksen arvioimiseksi saatamme tarvita lääkärintodistuksen siitä, ettet voi osallistua terveydellisistä syistä.

Tietoja käytetään ainoastaan kyseisen asian käsittelyyn, ja pääsy tietoihin rajoitetaan henkilöihin, joilla on siihen oikeus. Älä toimita diagnoosia tai potilasasiakirjoja koskevia tietoja, joita asian käsittely ei edellytä.

Lääkärintodistuksen käsittelyn oikeudellinen peruste on sopimuksen täyttäminen (GDPR artikla 6.1 b) sekä nimenomainen suostumuksesi terveystietojen käsittelyyn (GDPR artikla 9.2 a).

VALOKUVAUS, VIDEO JA HAASTATTELUT

Valokuvaamme ja kuvaamme videoita tapahtumien aikana tapahtuman dokumentointia ja toiminnasta tiedottamista varten. Materiaali, jossa henkilöt voidaan tunnistaa, on henkilötietoa.

Dokumentointiin liittyvässä käytössä, johon ei sovelleta erillisen mainossuostumuksen vaatimusta, oikeudellinen peruste voi olla oikeutettu etumme, kun asiasta on tehty dokumentoitu intressivertailu. Arvioinnissa otetaan huomioon tapahtuman asiayhteys, osallistujien kohtuulliset odotukset ja suojan tarve, erityisesti lasten osalta.

Tunnistettavien henkilöiden käyttämiseksi mainonnassa hankimme erillisen luvan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti sekä voimassa olevan suostumuksen silloin, kun GDPR mukainen käsittelyperuste on suostumus. Luvassa tulee kuvata käyttötarkoitus, mediat, käyttöaika ja mahdolliset nimetyt yhteistyökumppanit. Luvan antaminen on vapaaehtoista eikä se sisälly ostoehtoihin.

Lasten kuvien osalta käsittely mukautetaan lapsen ikään ja kehitystasoon sekä huoltajan asemaan.

Tunnistettavia osallistujia sisältäviä kuvia ei luovuteta yhteistyökumppaneille niiden omaa mainontaa varten ilman, että lainmukainen käsittelyperuste ja tarvittavat luvat on varmistettu. Yhteistyökumppani, joka päättää itse kuvien käyttötarkoituksesta ja -tavasta, ei automaattisesti ole henkilötietojen käsittelijämme.

Jos haluat vastustaa kuvan käyttöä tai peruuttaa antamasi suostumuksen, ota yhteyttä asiakaspalveluun ja ilmoita mahdollisuuksien mukaan kuvan linkki ja kuvaus. Arvioimme jokaisen pyynnön sovellettavien sääntöjen mukaisesti myös silloin, kun kuvassa esiintyy useita henkilöitä.

Kun GDPR mukainen suostumus peruutetaan, lopetamme jatkokäsittelyn siltä osin kuin se perustuu yksinomaan kyseiseen suostumukseen.

KUKA SAA KÄSITELLÄ HENKILÖTIETOJASI

Valtuutettu henkilöstö ja palveluntarjoajat saavat käyttöönsä ne tiedot, joita tarvitaan ilmoittautumiseen, osallistujapalveluun, ajanottoon, maksuihin, toimituksiin, IT-palveluihin ja viestintään.

Kun palveluntarjoajat käsittelevät tietoja meidän puolestamme, käsittelystä tehdään henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Toimijat, jotka käsittelevät henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa, voivat olla itsenäisiä rekisterinpitäjiä.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää, tai jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten käsittelemiseksi ja lain mukaan sallittua.

Emme myy osallistujarekisteriä.

KUINKA KAUAN TIETOJA SÄILYTETÄÄN

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan niiden käyttötarkoitukseen tai laki edellyttää niiden säilyttämistä. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Säilytysajat eri tietoryhmille ovat seuraavat:

• Ilmoittautuminen ja osallistujien hallinnointi: Säilytetään kuluvan kauden ajan sekä enintään 3 vuotta tapahtuman jälkeen asiakaspalvelua ja hallinnointia varten.
• Asiakaspalvelu: Asioita säilytetään enintään 2 vuotta asian käsittelyn päättymisestä.
• Käyttäjätilit: Säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen ja poistetaan 3 vuoden käyttämättömyyden jälkeen.
• Lähtölistat: Säilytetään tapahtuman toteutumiseen asti.
• Tulokset ja tuloshistoria: Säilytetään toistaiseksi tapahtuman virallisessa arkistossa urheiluhistoriallisista syistä sekä jotta osallistujalla on mahdollisuus tarkastella historiallisia suorituksiaan.
• Uutiskirjeet: Säilytetään siihen asti, kunnes peruutat tilauksen tai kunnes 2 vuotta on kulunut viimeisestä aktiivisuudestasi.
• Suostumusten dokumentointi ja estolista: Säilytetään 3 vuotta uutiskirjeestä tai muusta viestinnästä poistumisen jälkeen, jotta voimme varmistaa toiveidesi noudattamisen.
• Kuvat ja videot: Säilytetään enintään 5 vuotta markkinointia ja dokumentointia varten.
• Peruutukseen liittyvät lääkärintodistukset: Poistetaan viimeistään 3 kuukauden kuluttua asian ratkaisemisesta, ellei asiassa ole vireillä oikeudellista riitaa.
• Kirjanpitoaineisto: Säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

OIKEUTESI

Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja pyytää virheellisten tietojen korjaamista. GDPR edellytysten täyttyessä voit myös pyytää tietojesi poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Kaikki oikeudet eivät koske kaikkia käsittelytilanteita. Esimerkiksi laki voi edellyttää tiettyjen tietojen säilyttämistä.

Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Arvioimme tällöin, voiko käsittelyä jatkaa GDPR mukaisesti.

Sinulla on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jolloin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä osoitteeseen helsinki@midnattsloppet.com.

Saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi oikeasuhtaisella tavalla. Vastaamme pyyntöön normaalisti yhden kuukauden kuluessa. Jos määräaikaa on GDPR mukaan tarpeen pidentää, ilmoitamme pidennyksestä ja sen syystä.